На сегодняшний день архив документов организации создает практически каждая компания. Все бизнесмены понимают важность порядка в документах, важность того, чтобы к любым бумагам всегда был доступ, чтобы ничего не терялось и не было утрачено по каким-либо другим причинам.
И если с вопросом организации архива все более-менее понятно, то вот вопрос, где хранить бумаги, для многих остается открытым. Рассмотрим два наиболее распространенных варианта, их плюсы и минусы.
Ваш офис
Очень многие компании предпочитают разместить все бумаги в собственном офисе. Плюсы такого варианта:
- архив всегда находится под рукой;
- дешево.
Минусы:
- необходимо выделить специальное помещение для хранения бумаг;
- велик риск утраты документов и доступа к ним третьих лиц.
Профессиональное хранение
На сегодняшний день многие компании предлагают услуги по хранению документов. К примеру, один из известнейших петербургских архивов «Первый Городской Архив» построил в 2015 году новое, современное хранилище недалеко от центра, где могут разместить 40000 единиц.
Плюсы такого варианта:
- надежность, так как архивохранилища оборудованы системой пожарной и охранной сигнализации, пожаротушения, контроля температуры, влажности и светового режима;
- бумаги не занимают места в вашем офисе;
- возможность в любой момент получить доступ к документам и поработать с ними прямо в архиве или получить курьерскую доставку в компанию;
- идеальный порядок вашего архива, строгое отслеживание невозможности проникновения к нему третьих лиц;
- постоянная поддержка профессиональных архивариусов.
Минусы:
- это платная услуга.
Надо отметить, что, как правило, такое содержание документов стоит недорого. Кроме того, многие компании предоставляют скидки. Например, «ПГА» до конца осени бесплатно загружает и разгружает все короба с бумагами для тех клиентов, кто заказывает хранение от 10 до 70 коробов. Кроме того, всем клиентам, заказывающим от 1000 коробов предоставляется скидка 50%.
Уничтожение бумаг
Бывает так, что документы нужно не хранить, а, наоборот, избавиться от них. Вопрос, где уничтожить документы не менее сложный, чем то, где их хранить. Важно, чтобы процесс был максимально эффективным, конфиденциальным и недорогим.
Большинство компаний, занимающихся созданием архивов, предлагают и услуги по уничтожению бумаг. Как правило, они измельчаются различными способами, а потом отправляются на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат.
