Расчет отпускных в 2018 году с примерами: изменения в законодательстве

Рекомендации для расчета отпускных в 2018 году исходя из новой редакции ТК РФ

В Трудовом Кодексе РФ определены основные правила предоставления, расчета и оплаты отпуска . В статье 114 Кодекса закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска продолжительностью 28 каледнарных дней . На время отпуска за работником сохраняется место работы и оплата среднего заработка. Как проводить расчет отпускных в 2018 году по новому и примеры расчета приведены в статье на основании этих правил.

Сумму начисленных отпускных необходимо включать в состав расходов пропорционально дням отпуска, которые пришлись на каждый отчетный период. Сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов по налогу на прибыль пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Расходы для целей налогообложения прибыли признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся и независят от времени фактической выплаты денежных средств. Датой осуществления расходов в виде страховых взносов признается дата их начисления. (Письмо Минфина N 03-03-РЗ/27643)

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях. Выходные дни, точно также, как и рабочие, должны быть включены в число календарных дней отпуска.

В тех случаях, когда на период отпуска приходятся праздничные дни, то срок окончания отпуска переносится на то количество дней, которое соответствует количеству дней праздников.

Часть первая статьи 112 Трудового Кодекса РФ устанавливает на территори Российской Федерации следующие нерабочие праздничные дни:

• 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 января — Новогодние каникулы;
• 7 января — Рождество Христово;
• 23 февраля — День защитника Отечества;
• 8 марта — Международный женский день;
• 1 мая — Праздник Весны и Труда;
• 9 мая — День Победы;
• 12 июня — День России;
• 4 ноября — День народного единства.

Расчет отпускных в 2018 году по новому

Обращаем Ваше внимание на то, что общий порядок расчета отпускных в 2018 году не изменился. Как и в прошлом году, в расчетах следует руководствоваться постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. В 2018 году при выполнении расчетов отпускных необходимо пользоваться следующим: каждый день отдыха оплачивается из среднего дневного заработка. При расчете отпускных применяется формула:

Количество календарных дней отпуска указано в приказе на отпуск. Теперь необходимо рассчитать средний дневной заработок в 2018 году.

Расчет среднего дневного заработка в 2018 году

Средний дневной заработок в 2018 году расчитывается исходя из:

1. Суммы выплат, начисленных в расчетном периоде
2. Количества дней в расчетном периоде.

Средний дневной заработок = Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде / количество учитываемых календарных дней расчетного периода.

Расчетный период

Период времени, на основании которого рассчитывается сумма выплат — это и есть расчетный период.

Статья 139 ТК РФ предусматривает два способа определения расчетного периода:

• Либо использовать 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска;
• Либо выбрать иной период времени.

Таким образом, расчетный период для определения величины отпускных — это или 12 месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска работника, или иной расчетный период, который работодатель устанавливает на своей усмотрение.

1. На практике обычно используют «стандартный» расчетный период, т.е в расчете берут 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При расчете текущий месяц, когда работник идет в отпуск, надлежит из расчета исключить. В расчетный период могут попасть не все дни предыдущих 12 месяцев. В случае, если сотрудник оформлен менее 12 месяцев назад, то необходимо учитывать только фактически отработанное время. Наряду с этим, из расчетного периода должны быть исключены дни, установленные пунктом 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Пункт 5 Положения в последней редакции гласит:

2. Выбран иной период времени по усмотрению администрации.

В некоторых случаях период может быть установлен более 12 месяцев. К таким случаям относится изменение зарплаты в течении года, длительные постоянные командировки или иные продолжительные периоды времени по тем или иным причинам не включенные в расчет.

Возможны случаи, когда период устанавливается от 3 до 6 месяцев. Следует иметь ввиду, что если установлен не «стандартный» расчетный период, то рассчитывать отпускные необходимо два раза — за 12 месяцев и за иной (выбранный) период. Администрация должна выплатить сотруднику ту сумму, которая будет больше. В любом случае, расчетный период должен быть выбран таким, чтобы не ухудшать финансовое положение работника.

Количество учитываемых календарных дней расчетного периода.

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нам надо определить количество дней, которые учитываются в расчетном периоде.

Рассмотрим случай, когда период отработан не полностью и в нем имеются исключаемые периоды:

Полностью отработанный месяц — это месяц, отработанный с первого по последнее число и который не содержит исключаемые дни. Количество учитываемых дней в полностью отработанных месяцах определяется по формуле:

Где 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней. Эта величина установлена в ч. 4 ст. 139 Трудового Кодекса РФ.

Расчет количества учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах производится по следующей формуле:

Полученный результат следует округлить до двух знаков после запятой.

Теперь приведем формулу, по которой надо определить количество дней в не полностью отработанном месяце, приходящемся на отработанное время

Перечень исключаемых периодов приведен в пункте 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (см.выше)

Начало и конец исключаемого периода определяется по табелю учета отработанного времени. Выходные дни внутри исключаемого периода в расчете не учитываются. Выходные дни между периодами работы относятся к отработанному времени.

Итак , мы рассмотрели все формулы для расчета количества учитываемых календарных дней расчетного периода. Теперь для расчета среднего дневного заработка необходимо определить сумму учитываемых выплат, которые начислены в расчетном периоде.

Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде

Далее для расчета среднедневного заработка определяем выплаты, которые необходимо включить в расчет. К таким выплатам относятся суммы, которые выплачены сотруднику по трудовому договору и включают в себя оклад,единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), различные премии и все возможные надбавки, предусмотренные внутренними положениями. Следует иметь ввиду, что существуют и исключаемые выплаты. К исключаемым выплатам относятся все социальные пособия, а также выплаты компенсационного характера, к которым относятся оплата проезда, компенсация сотовой связи, питания, использование личного автомобиля в служебных целях и т.п. Неучитываемые выплаты определены пунктом 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства №922. Все выплаты в расчетном периоде учитываются в полном объеме, но пристальное внимание при этом необходимо обратить на учет премии. Те премии, которые выплачиваются по итогам месяца учитывают в полном размере, а вот если квартальные или годовые премии выплачены за период который еще не отработан, то сумму нужно разбить и включить в расчет пропорционально отработанным дням.

Если в расчетном периоде или в период отпуска сотрудника проводилось повышение оклада с учетом инфляции, то это надо учесть в расчете с помощью «коэффициента индексации».

Продолжительность отпуска

Обычная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Но работник по согласованию с администрацией имеет право разбить свой отпуск на несколько частей и использовать их в различное время. При этом одна из таких частей должна быть не менее 14 дней.

Учет отпука ведется в календарных днях, при этом не имеет значение попадают ли в этот период выходные дни.

Важно! Отпуск продлевается только за счет праздничных дней, которые приходятся на период отпуска.

Сезоному работнику предоставляется два дня оплачиваемого отпуска за каждый полностью отработанный месяц. За неполностью отработанный месяц компенсация не положена.

Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК). При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск, производится в день увольнения работника (ст. 140 ТК).

Расчет отпускных в 2018 году по новому : примеры расчета

Далее рассмотрим расчет отпускных в 2018 году по новому — примеры расчета следующие:

• когда расчетный период отработан полностью,
• когда расчетный период отработан частично,
• когда проводиласть индексация зарплаты в расчетный период.

Пример №1 — расчетный период отработан полностью.

Сотрудник уходит в отпуск с 9 по 22 апреля 2018 г. на 14 календарных дней.

Зарплата за месяц — 36 000руб. (оклад в размере 30 600 руб. + премия — 5400 руб.). За работу на личном автомобиле ему компенсруют ГСМ в сумме 2900 руб., оплату питания за счет компании 2700 руб. В сентябре 2017 г.выплачена надбавка за совмещение — 9 100 руб.

Предшествующий отпуску год полностью отработан.

а) Определим расчетный период: с 1 апреля 2017 г. по 31 марта 2018 г.

б) Проведем расчет среднего заработка. Для расчета используем оклад и премию — 36 000руб., при этом исключаем все компенсационные начисления на основании п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 922.

(30 600+5 400) х 12 = 432 000руб.

(432 00+9 100) / 12 = 36 758,33 руб.

в) Рассчитаем отпускные: (36 758,33/ 29,3) х 14 = 17 563,71руб. к оплате 17 563,71 — 13% = 15 280 руб. 43 коп.

Пример №2 — расчетный период отработан не полностью

Сотрудник был принят на работу 10 октября 2017 года. Заявление на отпуск он написалс 14 по 27 мая 2018 года (на 14 дней). При приеме на работу сотруднику был установлен оклад размером 35 000 рублей на испытательный срок. Продолжительность испытательного срока — по 31 декабря 2017 года. После окончания испытательного срока сотруднику установили ежемесячную премию, равную 8 000 рублей.

Расчетный период : с 10 октября 2017 года по 30 апреля 2018 года. Делим период на месяцы, отработанные полностью и не полностью. Полностью сотрудник отработал 6 месяцев с ноября 2017 по апрель 2018 года. Количество учитываемых дней в полностью отработанных месяцах — 6 месяцев х 29,3 = 175,8 дней

В октябре 2017 сотрудник отработал не полный месяц, поэтому количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах : 29,3/31х22=20,79 дней

Количество учитываемых календарных дней: 175,8 + 20,79 = 196,59 дней

Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде: октябрь — 25 454,55 руб. , ноябрь- декабрь: 35 000 руб х 2 мес.= 70 000 руб., январь — март 2018: (35 000 руб + 8 000 руб) х 3 мес. = 129 000 руб.

Итого: 25 454,55 руб +70 000 руб + 129 000 руб = 224 454,55 руб.

Средний дневной заработок составит: 224 454,55 руб / 196,59 днй = 1 141,74 рубля.

Отпускные составят: 1141,74 х 14 = 15 984,36 рублей

На руки сотрудник получит 15 971 рубль 36 коп.

Пример №3 — расчет отпускных с учетом индексации зарплаты

Сотрудник написал заявление на отпуск на 28 дней с 14 мая 2018 года.

Расчетный период – 12 месяцев с мая 2017 года по апрель 2018 года включительно.

Оклад работника в 2017 году составлял 30 000 рублей, а с 1 января 2018 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад сотрудника стал 31 500 рублей.

В августе 2017 года сотрудник был в отпуске продолжительностью 28 дней, а в феврале 2018 года — на больничном продолжительностью 5 дней.

Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ему ежемесячно начисляются премии.

В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета:

— за май-декабрь 2017 года – 295 500 руб., в т.ч. отпускные (28 дн.) за август 2017 года в размере 35 000 руб.;

— за январь-апрель 2018 года – 157 500 руб., в т.ч. больничный (5 дн.) в феврале 2018 года в размере 7 032 руб.

Проведем расчет отпускных.

1. Из заработной платы за период май-декабрь 2017 года исключаем отпускные:
   295 000 руб – 35 000 руб = 260 000 руб.
2. Откорректируем заработную плату за май-декабрь 2017 года с учетом повышения оклада с 1 января 2018 года.
   Корректирующий коэффициент равен: 31 500 / 30 000 = 1,05
   Учитываемые выплаты с учетом «коэффициента индексации» за период май-декабрь 2017 года составит:
   260 000 руб. х 1,05 = 273 000 руб.
3. Из начисленных выплат за январь-апрель 2018 года исключим сумму начисленных больничных:
   157 500 руб — 7 032 руб = 150 468 руб.
4. Сумма учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде :
   273 000 руб + 150 468 = 423 468 руб.
5. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе 2017 года.
   Количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах = (29,3/31 х (31-28)) = 2,84 дня
6. Определим календарные дни , приходящихся на отработанное время в феврале 2018 года.
   Количество учитываемых дней в не полностью отработанных месяцах = (29,3/28 х (28-5)) = 24,07 дня
7. Рассчитаем средний дневной заработок .
   Средний дневной заработок = (423 468 руб / (29,3 дня х 10 мес. + 2,84 дня + 24,07 дней)) = 1323,71 руб.
8. Сумма рассчитанных отпускных за 28 календарных дней составит:
   1 323,71 руб х 28 дней = 37 063,88 руб..
9. На руки сотрудник получает 37 063,88 руб — 13% = 32 245,58 руб.