Передача БСО должностным лицам внутри организации (ИП) сопровождается составлением соответствующего акта передачи. Законодательством РФ не предусмотрена строго установленная форма такого акта для организаций и ИП, но условие в рамках ведения учетной политики обязывающее организовать должную работу с БСО, предполагает не только разработку и утверждение положения, регулирующего порядок приема, передачи, учета и хранения БСО, но и формы бланков, применяемых в работе с БСО.
ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит нормы с перечнем реквизитов, подлежащих обязательному указанию в документах, чьи формы не утверждены унифицировано, именно нормами этого Закона следует руководствоваться при разработке форм организациями (ИП). В качестве акта передачи БСО должностному лицу широко применяется форма заборно-контрольного листа на БСО (утверждена приказом Минфина РФ 15.08.1997 г. № 9). Акт передачи бланков строгой отчетности в форме заборно-контрольного листа подлежит заполнению на каждый вид бланков в отдельности и содержит в себе указания на затребованные и использованные БСО. В таких актах, левый верхний угол должен отражать штамп организации, а правый верхний угол оттиск согласования листа с главбухом (подпись, дата выдачи листа и печать организации).
Заполнение акта передачи, свидетельствующего внутреннее перемещение БСО, осуществляется ответственным лицом за их учет. Так, заполняются графы акта — «Затребовано», «Использовано», после чего он передается для проверки главному бухгалтеру, который осуществляет непосредственный контроль за использованием БСО. Главбух, в соответствующей графе акта ставит свою резолюцию, подтверждающую соблюдение всех требований заполнения листа о данных, выдачи партии бланков, необходимых для реализации деятельности организации, и об использовании выданных бланков ранее. Подпись главбуха будет служить прямым основанием для передачи БСО должностному лицу. Составляются акты в 2-х экземплярах (один передается должностному лицу, второй хранится в учетной бухгалтерской документации и является основанием для отражения операций на забалансовом учете).
Ответственное за учет БСО лицо при выдаче бланков должностному лицу заполняет соответствующий раздел «Выдано» заборно-контрольного листа и ставит свою роспись. Должностное лицо обязано принять бланки, соответственно организовать надлежащий их учет и хранение, а в последующем сдать неиспользованные, испорченные и копии использованных бланков. Прием БСО подтверждается росписью должностного лица в журнале учета БСО.
