Утилизация архивных документов в тех случаях, когда это необходимо, должна проводиться определённым образом. Выкинуть или сжечь ненужные бумаги нельзя. Хранить их тоже не имеет смысла. В первую очередь это касается компаний с большим документооборотом. Когда в документации содержатся персональные данные, информация, имеющая отношение к коммерческой и иной тайне, образцы подписей, печатей и т.п, их нельзя сдать в макулатуру привычным способом.
Перед тем как уничтожить документацию, ее необходимо подготовить. Составляется опись. Документы расформировываются, высвобождаются от папок, скоросшивателей, скрепок, пружинок и т.п. Данные процедуры выполняет экспертная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Эти сотрудники проверяют, что на утилизацию попали документы, регламентированный срок хранения которых уже истек.
Утилизация чаще всего выполняется с предварительным их измельчением. Такая бумага может быть переработана. При этом составляется акт утилизации с описанием тех документов, которые подверглись уничтожению, дата ее проведения и способ.
Обычные документы, не представляющие ценности, могут быть сданы в макулатуру без составления описей и прочих процедур. Таких бумаг образуется в каждой компании немало. Стоимость приема макулатуры отличается в зависимости от ее типа.
Почему нельзя хранить документы в архиве и не заниматься всеми этими процедурами? Они, конечно, требуют временных затрат, но помогают защитить компанию и ее информационную безопасность. Дело в том, что любая проверка может потребовать поднять архив. Если документация уже утилизирована и оформлен соответствующий акт, соблюдена вся процедура, включая сроки хранения, то проблем не будет.
Кроме того хранение лишней бумажной документации создает угрозу пожарной безопасности, ведь это горючий материал.
Макулатура — это ценное сырье. В ней содержатся вторичные волокна целлюлозы, которые в процессе переработки извлекаются. Бумага проходит через ряд этапов, включая измельчение, размягчение и ряд других. Из извлеченных волокон изготавливают новые изделия. Это туалетная бумага, салфетки, полотенца и др.
Сдать макулатуру дорого можно в компании «Урал Макулатура». При необходимости сотрудники проведут утилизацию архива в присутствии представителя вашей организации. Будет оформлен акт. Также доступна услуга вывоза макулатуры или вы можете привезти вторсырье самостоятельно на пункт приема.
