Все большее число компаний внедряют систему электронного документооборота. Она представляет собой определенное программное обеспечение, которое направлено на работу с информационными данными организации без применения бумажных аналогов. Например, руководитель компании может просто поставить электронную подпись и отправить нужный файл. Нет необходимости постоянно печатать и сканировать те или иные договора, письма и отчеты. Оператор электронного документооборота предоставляет все необходимые услуги для внедрения и использования такой системы. Он представляет собой организацию, которая обеспечивает юридически значимый электронный обмен данными с использованием цифровой подписи.
Виды электронных документов
Существуют два вида электронных документов:
- формализованный. Он напрямую связан с налоговыми расчетами. Примером является счет-фактура. Форма и структура подобных документов жестко регулируются государством;
- неформализованный. К этому виду относятся различные договора, письма, типы технической документации. Здесь нет сурового государственного контроля.
Возможности системы электронного документооборота
Подобная система осуществляет ряд важных для компании функций:
- регистрация входящих и исходящих файлов;
- создание справочников, где хранится полезная информация;
- регулирование и контроль за исполнением бумажных и электронных документов;
- формирование реквизитов и отчетов;
- быстрое нахождение нужного файла;
- создание документа на основе шаблона.
Как видно из вышеперечисленных функций, электронный документооборот существенно упрощает работу с договорами, актами, счетами.
К достоинствам подобного программного обеспечения стоит отнести следующее: экономия финансовых средств (нет необходимости тратиться на почтовую пересылку, на большое количество бумаги), возможность быстро найти нужный файл, круглосуточную работу (если нужно срочно составить или подписать документ, то не нужно ждать определенного времени. Что весьма удобно, если требуемый сотрудник опаздывает), централизованное хранение документов (благодаря этому нужный файл не затеряется среди тысячи других).
В целом, внедрение системы электронного документооборота положительно скажется на работе компании. Она защитит от ошибок и неточностей при составлении того или иного отчета, сохранит все файлы, ускорит поиск нужных данных.
